Urlaubsansprüche verfallen nicht mehr ohne Mitwirkung des Arbeitgebers. Nur wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer im laufenden Jahr auf den noch offenen Urlaubsanspruch hinweist, verfällt der Urlaubsanspruch nach den üblichen 12 bzw. 15 Monaten (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 20.12.2022 (9 AZR 245/19)).
Auch die regelmäßige Verjährung beginnt erst mit Schluss des Jahres, in dem der Arbeitgeber den Arbeitnehmer über die noch offenen Urlaubstage informiert hat. Eine Ausnahme macht die neue Rechtsprechung des BAG (Entscheidung vom 20.12.2022 (9 AZR 401/19)) nur in den Fällen, in denen der Arbeitnehmer das ganze Jahr über erkrankt war. In diesem Fall gilt verfallen die Urlaubsansprüche 15 Monate nach Schluss des Jahres, in dem er angefallen ist.
Ein Beispiel:
Ein Mitarbeiter arbeitet seit dem 01.01.2019 in der Firma und hat jährlich nur 10 von 20 gesetzlichen Urlaubstagen genommen. Im März 2022 wird der Mitarbeiter dauerhaft krank, ohne Urlaub genommen zu haben. Das Arbeitsverhältnis wird einvernehmlich beendet am 31.04.2025, wobei der Mitarbeiter bis dahin durchgängig arbeitsunfähig war. Ohne monatliche Information des Mitarbeiters stehen ihm. Dem Arbeitnehmer stehen am Ende des Arbeitsverhältnis 97 Urlaubstage zur Auszahlung zu, da ein Verfall ohne Vorabinformation nicht mehr eintritt. Wäre der Mitarbeiter stets rechtzeitig informiert worden, müsst nur der Urlaubsanspruch für die Jahre2024 und anteilig für 2025, mithin also 27 Urlaubstage ausbezahlt werden.
Damit ist klar, dass eine regelmäßige Information an Ihre Mitarbeiter unerlässlich ist. Nur noch eine am Anfang des Jahres an die Mitarbeiter übersandte Information an die Mitarbeiter verhindert, dass erhebliche Urlaubsansprüche angesammelt werden können. Dabei ist folgendes zu beachten:
Mitwirkungsobliegenheiten der Arbeitgeber:
Arbeitgeber haben bestimmte Mitwirkungsobliegenheiten, um sicherzustellen, dass ihre Mitarbeiter ihren Urlaubsanspruch wahrnehmen können. Dies beinhalten die rechtzeitige Information und Aufforderung an die Mitarbeiter, ihren Urlaub zu beantragen und zu nehmen. Sicherheitshalber sollte „rechtzeitig“ sehr strenggenommen und sogar überspannt werden. Die Mitteilung sollte im Januar des Jahres an die Mitarbeiter versandt werden. Grund dafür ist folgender: Wenn der Arbeitnehmer vor der Mitteilung erkrankt, kann diese nicht mehr nachgeholt werden. Deshalb ist auf eine frühestmögliche Mitteilung zu achten.
Besonderheit: langerkrankte Mitarbeiter
Eine Ausnahme gilt bei langfristig erkrankten Arbeitnehmern. Deren Urlaubsansprüche verfallen 15 Monate nach Schluss des Jahres, in dem sie angefallen sind. Wenn ein Arbeitnehmer ganze Jahr 2022 erkrankt ist und deshalb – unabhängig von einer Mitteilung des Arbeitgebers – keinen Urlaub nehmen konnte, verfällt der Urlaubsanspruch Ende März 2024.
Eine Mitteilung sollte diesen Mitarbeitern trotzdem übersandt werden für den Fall, dass diese im Laufe des Jahres wieder genesen – spätestens bei Wiederaufnahme der Tätigkeit. Sonst verfällt der Urlaubsanspruch nicht.
Auch keine Verjährung in drei Jahren ohne Information:
Urlaubsansprüche unterliegen einer Verjährungsfrist von drei Jahren. Es ist wichtig zu beachten, dass diese Frist erst zu laufen beginnt, nachdem der Arbeitnehmer über seinen Urlaubsanspruch informiert wurde und diesen dennoch nicht genommen hat (BAG, Urteil vom 20.12.2022 (9 AZR 266/20)). Arbeitgeber sollten auch aus diesem Grund sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter regelmäßig über ihre Urlaubsansprüche informiert werden.
Empfehlungen für Arbeitgeber:
- Teilen Sie Ihren Mitarbeitern im Januar des Jahres die ihm zustehenden Urlaubstage mit. Nehmen Sie dabei auch ausdrücklich Urlaubstage aus den Vorjahren auf. Fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, dass der Urlaub insgesamt in diesem Jahr genommen werden muss, da er sonst verfällt.
- Senden Sie diese Mitteilung vorsorglich auch an Mitarbeiter, die aktuell länger erkrankt sind.
- Lassen Sie sich einmal ein rechtssicheres Formular Entwerfen, welches Sie dann als Vorlage für sämtliche Mitteilungsschreiben für Ihre Mitarbeiter nutzen können.
- Expertentipp: Im Arbeitsvertrag oder durch einen Nachtrag zum Arbeitsvertrag lässt sich – wenn rechtssicher formuliert – vereinbaren, dass ein Verfall nicht für den über den gesetzlichen Urlaub hinausgehenden vertraglichen oder tariflichen Urlaub gilt. Dann verfällt zumindest der dieser Teil auch ohne vorherige Mitteilung.
Ein effektives Urlaubsmanagement ist entscheidend für ein harmonisches Arbeitsumfeld und die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Indem Arbeitgeber sich über die rechtlichen Rahmenbedingungen informieren und entsprechend handeln, können sie potenzielle Risiken minimieren und einen reibungslosen Ablauf sicherstellen.
